Réunion à distance
4 scénarios techniques pour mieux vous préparer

Le groupe de travail

Le contexte

L’organisme B dispose de plusieurs groupes de travail thématiques dont un comité Web.
Le comité Web souhaite se rencontrer pour discuter de l’avancée du nouveau site internet. Certaines personnes pourront se rassembler sur place, mais d’autres indiquent qu’elles ne pourront pas faire le déplacement.
La solution proposée : organiser une rencontre hybride lors de laquelle les personnes ne pouvant pas faire le déplacement pourront participer via une plateforme de webconférence.
Le groupe de travail est composé de 15 personnes, dont 7 seront dans la même salle et 8 vont se joindre à distance.
Qui animera cette rencontre ?

D’une manière générale, les interactions sont assez fluides dans les groupes de travail, surtout lorsqu’il y a peu de membres. Il est toutefois important de veiller à l’harmonie des échanges en suivant quelques règles simples pour inclure tout le monde à l’échange :

faire attention aux tours de parole;
respecter les temps de questions-réponses alloués durant la présentation;
vérifier le clavardage ainsi que les options de conversation non-verbales, le cas échéant;

Image 1 : Icônes indiquant les options de communication non-verbale.

De quel équipement a-t-on besoin ?

Pour rendre le partage à distance plus agréable, il est conseillé aux participantes et participants de se munir du matériel suivant :

1 ordinateur ou tablette connectée à Internet pour accéder à la solution de réunion en ligne.

1 caméra ou webcaméra idéalement haute définition pour que votre image soit de la meilleure qualité possible.

des écouteurs et un microphone pour éviter les interférences et les bruits parasites lorsque plusieurs personnes utilisent le son en même temps.
Pourquoi les téléphones intelligents ne sont pas conseillés ?

Comme la réunion a pour objectif de montrer l’avancement du travail sur le site internet, on comprend que l’équipe aura besoin de partager des pages web et du contenu lisible à l’écran. L’équipement choisi doit donc offrir un bon confort visuel et une bonne lisibilité des textes.
Il est donc conseillé, surtout pour les personnes devant partager leur écran, d’utiliser un ordinateur ou une tablette plutôt qu’un téléphone, car :
l’écran d’un ordinateur ou d’une tablette est plus grand que celui d’un téléphone, nouveaux modèles inclus. Il est donc possible de pointer plus aisément des éléments à l’écran et de proposer aux autres membres du comité une vue plus claire du contenu partagé;

Image 2: L’image montre ce que voient les personnes connectées sur leur ordinateur lorsque le partage

le format des pages web est souvent différent sur les appareils mobiles. Bien qu’il soit possible de consulter un site comme sur un navigateur d’ordinateur, la vue partagée par un appareil mobile reste moins ergonomique.
il est possible de connecter l’ordinateur à internet via un câble pour assurer une plus grande stabilité de la connexion et une meilleure fluidité de l’image.
Cela dit, certains appareils mobiles permettent désormais de se connecter à l’Internet filaire en utilisant un adaptateur, selon les modèles.

Image 3: L’image montre ce que voient les personnes connectées sur leur ordinateur lorsque le partage

Comment choisir un outil de webconférence adapté ?

Il est important de disposer d’un logiciel ou d’une application suffisamment stable et flexible.
Cela signifie que le logiciel doit :
s’adapter au maximum aux variations de bande passante (à la qualité de votre connexion internet)
permettre de participer sur différents appareils (ordinateur, tablette, téléphone intelligent)

permettre d’interagir de différentes manières (vidéo, clavardage, audio).

être assez stable pour permettre d’alterner l’affichage entre plusieurs caméras.
Un exemple : Zoom.us utilisé par le CDÉACF

Image 4: Présentation de l’application Zoom Cloud Meetings dans le Google Play.

Image 5: Présentation de l’application Zoom Cloud Meeting dans l’App Store.

Note sur la connexion internet

Une connexion par câble sera généralement plus stable qu’une connexion sans fil via Wifi ou vos données cellulaires (3G, 4G, etc). Il est donc préférable de privilégier une connexion câblée dans la mesure du possible. Cela est d’autant plus important si vous prévoyez un nombre élevé de participantes.

Image 6 : Image de la fiche de branchement d’un câble internet.

Conception rédaction	Lise Chovino
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Appuyée par	François Dallaire
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Graphisme	Studio LT	
		
Relecture	Héloïse Panhard	
		
Publié par	Centre de documentation sur l’éducation
des adultes et la condition féminine
CDÉACF

Téléphone : 514 876-1180
Téléphone sans frais : 1-866-972-1180
Courriel : info@cdeacf.ca
Site internet : www.cdeacf.ca

Montréal, novembre 2018	
	Ce projet est financé par le Programme d’action communautaire sur le terrain de l’éducation (PACTE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec.